Tavahange ei anna alati parimat tulemust

Sellistes olukordades võib tavahange viia olukorrani, kus ostetakse lahendus, mis töötab ainult osaliselt või vajab hiljem kulukat ümbertegemist. Innovatsioonihange võimaldab keskenduda probleemile ja soovitud tulemusele, mitte ainult sellele, mida turg täna juba pakub. Tavapärases hankes ostetakse enamasti olemasolev toode või teenus. See toimib hästi siis, kui vajadus on lihtne ja turul on olemas sobivad lahendused.

Aga mis juhtub siis, kui:

• olemasolevad lahendused ei vasta vajadusele;

• probleem on uus või kiiresti muutuv;

• organisatsioon soovib saavutada midagi enamat kui lihtsalt „odavaima pakkumise“.

1. Võimalus saada lahendus, mis päriselt sobib

Innovatsioonihanke suurim kasu hankijale on see, et tellida saab lahenduse, mis on loodud konkreetse vajaduse jaoks.

Selle asemel, et valida „parim olemasolevatest“, saab hankija teha koostööd pakkujaga, et luua lahendus, mis:

• arvestab organisatsiooni eripärasid;

• sobib olemasolevate süsteemidega;

• vastab tulevikuvajadustele;

• lahendab probleemi sisuliselt, mitte ainult vormiliselt.

Näiteks: paljudel omavalitsustel on üsna vanad ja aegunud tehnoloogiatega kooli- ja lasteaiahooned, kus energiakulud on suured ja sisekliima kehv. Tavapärane lahendus ehk lihtsalt uute akende, ventilatsiooni- ja küttesüsteemi või muu sellise ostmine ei pruugi anda parimat tulemust. Innovatsioonihankega saab omavalitsus seada eesmärgiks näiteks energiakulu vähendamise 30% võrra ning lasta ettevõtetel pakkuda erinevaid uudseid lahendusi, näiteks nutikad küttesüsteemid, anduritel põhinev ventilatsiooni juhtimine, tehisintellektil põhinev energiakasutuse optimeerimine, hoonete digitaalne kaksik, uudsed soojustus- või energiasalvestuse lahendused jne. Nii võib sündida konkreetsele hoonele sobivam ja pikemas perspektiivis tõhusam lahendus.

2. Pikemas perspektiivis väiksemad kulud

Innovatsioonihanget peetakse sageli kalliks, sest selle ettevalmistamine ja arendus võivad võtta rohkem aega ning nõuda rohkem ressursse, kuid siinkohal tasub meeles pidada, et lühiajaline sääst ei pruugi olla tegelik sääst.

Kui ostetakse odav, kuid halvasti sobiv lahendus, võivad hiljem kaasneda:

• täiendavad arenduskulud;

• lisahanked;

• suuremad hoolduskulud;

• kasutajate rahulolematus;

• vajadus lahendus välja vahetada.

Innovatsioonihange aitab neid kulusid vähendada, sest eesmärk on juba alguses leida lahendus, mis töötab paremini ja kestab kauem.

Sageli tähendab see:

• vähem ümbertegemist;

• vähem tehnilisi probleeme;

• madalamad tegevuskulud;

• pikem kasutusiga.

3. Võimalus lahendada keerulisi ja uusi probleeme

Avaliku sektori väljakutsed on ajas muutunud aina keerulisemaks. Peame rinda pistma kompleksseid ja keerulisi lahendusi nõudvate, nn nurjatute probleemidega nagu kliimamuutustega kohanemine, energiatõhususe tagamine, vananev elanikkond ja rahvatervis, liikuvuse ja linnaruumi probleemid. Sellised globaalse mõõtmega probleemid lisavad alati täiendavaid nüansse ka väiksematesse probleemidesse, mida lahendatakse riigi või kohaliku omavalitsuse tasandil kohalikku konteksti ja vajadusi silmas pidades. Innovatsioonihange annab hankijale võimaluse otsida sellistele probleemidele uusi lahendusi koos turuga. See aitab hankijal olla mitte ainult reageerija, vaid suunaja, sest organisatsioon saab ise mõjutada, milliseid lahendusi turg tulevikus pakub.

4. Rohkem paindlikkust hankes

Tavahange eeldab sageli, et kõik nõuded on juba alguses täpselt paigas. Innovatsioonihanke puhul võib hankija kirjeldada hoopis probleemi või eesmärki ja jätta pakkujatele rohkem ruumi pakkuda erinevaid lahendusi.

See annab hankijale:

• rohkem valikuvõimalusi;

• parema ülevaate sellest, mida turg tegelikult suudab;

• võimaluse võrrelda erinevaid lähenemisi.

Näiteks võib hankija öelda: „Soovime vähendada koolihoonete energiakulu 30%.“. Selle asemel, et ette kirjutada konkreetne tehnoloogia, saab hankija võrrelda erinevaid võimalusi ja valida sobivaima.

5. Võimalus kujundada turgu ja toetada innovatsiooni

Iga hange saadab turule sõnumi. Kui hankija küsib ainult standardlahendusi, pakub turg standardlahendusi. Kui hankija on avatud innovatsioonile, julgustab see ettevõtteid arendama uusi ideid.

See võib olla kasulik eriti siis, kui:

• turul on vähe pakkujaid;

• soovitakse rohkem konkurentsi;

• eesmärk on toetada kohalikke ettevõtteid või iduettevõtteid;

• soovitakse arendada uusi keskkonnasõbralikke või digitaalseid lahendusi.

Nii võib innovatsioonihange tuua kasu mitte ainult ühele organisatsioonile, vaid kogu sektorile.

6. Hankija maine ja roll muutub tugevamaks

Innovatsioonihankeid kasutav organisatsioon paistab silma kui tulevikku vaatav, koostöine ja probleemide lahendamisele keskendunud. See aitab tugevdada organisatsiooni mainet nii partnerite, töötajate kui ka avalikkuse silmis. Samuti kujundab see ümber hankespetsialisti rolli, sest hankija ei ole enam ainult protsessi läbiviija, vaid strateegiline partner ja uuenduste eestvedaja.

Kas innovatsioonihange tähendab ainult rohkem riske?

Innovatsioonihange on tõesti seotud suurema ebakindlusega kui tavahange. Kuid see ei tähenda, et riskid oleksid kontrollimatud.

Neid saab maandada näiteks:

• turukonsultatsioonide kaudu;

• etapiviisilise hankega;

• pilootprojektidega;

• selgelt sõnastatud eesmärkidega;

• paindlike lepingutega.

Sageli on suurem risk hoopis see, kui jätkatakse vanade lahendustega olukorras, kus need enam ei tööta.

Kokkuvõte

Innovatsioonihanke kasu hankijale ei seisne ainult selles, et „saab midagi uut“. Kõige olulisem on, et hankija saab lahenduse, mis sobib tema tegeliku vajadusega paremini kui turul juba olemasolevad standardlahendused. See tähendab esmalt rohkem paindlikkust, sest hankija ei pea ette kirjutama konkreetset toodet või tehnoloogiat, vaid saab keskenduda probleemile ja soovitud tulemusele.

Kuigi innovatsioonihange võib alguses tunduda ajamahukam ja kallim, aitab see pikemas perspektiivis sageli kulusid vähendada. Paremini sobiv lahendus tähendab vähem ümbertegemist, vähem lisahankeid ja väiksemaid hooldus- või tegevuskulusid.

Lisaks annab innovatsioonihange võimaluse lahendada keerulisi probleeme, millele olemasolevad lahendused vastust ei anna ning mõjutada sellega ka turgu tervikuna. Nii muutub hankija roll passiivsest ostjast strateegiliseks suunajaks, kes aitab kaasa uute ja tõhusamate lahenduste tekkimisele.

Hanke ettevalmistamisel tasub hetkeks peatuda ja küsida: kas me ostame lihtsalt seda, mis on juba olemas või püüame lahendada probleemi võimalikult hästi? Kui olemasolevad lahendused ei anna soovitud tulemust, vajadus on uus või probleem keeruline, võib just innovatsioonihange olla õige valik. Tasub kriitiliselt üle vaadata, millistes organisatsiooni valdkondades tehakse täna asju „nii nagu alati“, kuigi tegelik vajadus on muutunud. Võib-olla peitub järgmine suur kokkuhoid, parem teenus või tõhusam lahendus just seal, kus olete valmis innovatsiooni tellima.